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Uno dei più grandi gruppi bancari italiani mi ha chiesto di rendere più chiaro il contratto di mutuo che fa firmare ai propri clienti. La richiesta è arrivata al termine di un percorso di formazione sulla scrittura giuridica efficace e sul legal design che avevo tenuto per il team legale e di compliance.
Il documento di partenza
Il contratto originale era lungo decine di pagine, aveva una formattazione non omogenea, i contenuti non erano organizzati in modo del tutto logico. Il contratto di mutuo presentava anche i difetti classici di un documento legale: frasi molto lunghe, riferimenti legislativi messi all’inizio della frase, termini specialistici usati anche dove non necessario e così via. Quella che avevo davanti è una situazione che ricorre spesso quando un contratto è scritto da più persone nel corso degli anni.
La fase di ricerca: i bisogni del cliente
Parlare con i legali della banca mi è servito a mettere a fuoco il contesto in cui è scritto il contratto di mutuo: un documento che vive all’interno di un complesso ingranaggio aziendale e che richiede continui lavori di manutenzione, a causa sia di eventi esterni alla banca (nuove norme che vengono emanate) sia di politiche interne.
Il contratto viene maneggiato più volte e da più persone nel corso degli anni: viene trasmesso dai legali ad altri uffici aziendali (ad esempio, l’IT); è usato dalle filiali, che lo trasmettono a notai e notaie, che lo integrano con i dati necessari e lo leggono alle persone clienti della banca le quali, infine, lo firmano.
Mi è stato utile ricostruire il ciclo di vita del contratto perché è emerso un certo grado di complessità nella gestione del testo: molteplici i passaggi dentro e fuori la banca e molteplici i software con cui il testo viene formattato.
Anche per questo è stato importante ascoltare chi lavora negli studi notarili, ossia le persone che materialmente lavorano sul testo ricevuto dalla banca, lo integrano con i dati necessari e lo consegnano al notaio o alla notaia.
Le loro esigenze mi hanno spinto a escludere di inserire qualsiasi tipo di elemento visuale, che avrebbe complicato il lavoro di scrittura nello studio notarile, e a decidere di lavorare soltanto sulla semplificazione del linguaggio.
La fase di ricerca: le fonti normative e non
L’analisi delle fonti è servita per fissare i vincoli legali da rispettare, primo fra tutti il testo unico bancario. Tuttavia la ricerca non si è fermata qui: sono andato a caccia di esempi virtuosi di testi su argomenti giuridico-economici.
Punti di riferimento sono stati quindi il provvedimento della Banca d’Italia sulla trasparenza con la guida alla redazione dei documenti e il sito L’Economia per tutti, sempre della Banca d’Italia.
La riscrittura del contratto di mutuo
Questi sono due degli aspetti più rilevanti affrontati quando ho riscritto il contratto:
Coerenza lessicale
In un lungo documento accade che lo stesso concetto sia espresso usando termini diversi. Tuttavia, i sinonimi disorientano chi legge un testo legale che deve essere, al contrario, il più preciso possibile.
Quindi, ho usato sempre lo stesso termine per indicare lo stesso concetto, ho indicato i riferimenti normativi sempre nella stessa maniera e così via. In un documento legale la coerenza rassicura, guida ed evita possibili interpretazioni discordanti.
Architettura dell’informazione
Ho smontato alcune lunghe clausole, per crearne di nuove, più brevi. Ho eliminato alcune ripetizioni, spostato il contenuto di alcune clausole in altre e così via. Lo scopo era quello di avere clausole con un contenuto omogeneo e una struttura complessiva del contratto che rispecchiasse l’ordine logico delle informazioni che il cliente si aspetta di trovare. Questo lavoro è stato possibile soltanto avendo una visione di insieme (letteralmente!) dell’intero contratto. Il rischio, altrimenti, era di perdersi nei particolari.
Il risultato ottenuto
Il lavoro di riscrittura ha prodotto un documento finale composto da circa il 25% di parole (e il 21% di caratteri) in meno rispetto al contratto originale.
Rispetto a questo dato, è bene ricordare che l’obiettivo ultimo di un lavoro di riscrittura non è scrivere meno ma scrivere più chiaro. Infatti, è capitato di aver usato più parole di quelle del testo originale per esprimerne meglio il significato.
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Chi sono, in breve
Sono un avvocato e un legal designer: semplifico i documenti legali rendendoli comprensibili a chiunque. Mi occupo anche di contratti per imprese e freelance e di privacy.
