Revisione di una policy aziendale

La funzione Compliance di una banca aveva la necessità di rendere più efficaci le proprie comunicazioni, come policy e pareri, indirizzate alle altre strutture aziendali. 

Ho realizzato questo progetto collaborando in parte con le altre professioniste di Iura Design. Il percorso di collaborazione con la banca si è sviluppato in più tappe, soltanto l’ultima delle quali è consistita nella revisione di una lunga e importante policy aziendale. 

Prima tappa: il seminario su applicazione e vantaggi del legal design in azienda

Parlando con molti clienti mi sono reso conto che il tema del legal design è ancora poco conosciuto in Italia o comunque se ha una percezione parziale, rispetto alle sue reali potenzialità. Quindi, a volte decido che il modo più proficuo di cominciare una collaborazione con un cliente è quello di organizzare un incontro con un numero ristretto di persone che lavorano nelle varie aree aziendali. Lo scopo è illustrare loro i possibili campi di applicazione e benefici del legal design.  

Seconda tappa: la formazione

Non credo alla revisione di un documento “calata dall’alto”. Guardo alla riscrittura in plain language (cioè, in linguaggio chiaro) come l’epilogo di un percorso in cui accompagno l’azienda ad avere piena consapevolezza di come sia possibile e utile scrivere abbandonando la zavorra del legalese. 

La formazione sui temi della scrittura chiara, anche quando si parla di argomenti tecnici o legali complessi, è quindi una tappa imprescindibile: in aula, in gruppi di massimo 15 persone, abbiamo analizzato, smontato e riassemblato i testi del cliente (policy, pareri, contratti, mail). Le regole della scrittura efficace sono infatti meglio assimilate se calate nel proprio contesto lavorativo. 

Terza tappa: la revisione della policy 

L’attenzione si è infiene concentrata su una policy in materia di antiriciclaggio. La mia analisi del lungo documento è stata accompagnata da alcune interviste fatte a chi scrive il documento e a chi lo usa nel lavoro quotidiano: in questo modo sono emersi bisogni, obiettivi e punti critici delle diverse componenti aziendali. 

Questa fase di analisi e ricerca è stata fondamentale per procedere ad una parziale revisione della policy e, soprattutto, per mettere in grado l’ufficio Compliance di procedere in autonomia alla riscrittura del documento.