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Nell’ultimo anno ho avuto la fortuna di lavorare con aziende che operano in campi assai diversi tra loro (banche, aziende informatiche, società pubbliche). Ho collaborato con i loro team legali e compliance, con i loro content, ui e ux designer. Insieme abbiamo semplificato contratti b2b, b2c, policy indirizzate ai dipendenti, informative privacy, guide ai servizi e prodotti.
Questo è il primo di una serie di post sul legal design in cui vorrei parlare di alcuni aspetti pratici, ricorrenti in molti dei progetti affrontati.
Sbrogliare la matassa
Nelle grandi aziende i documenti sono spesso frutto di un lavoro compiuto nel corso degli anni da più persone: le novità normative, l’uscita di nuovi prodotti o servizi o la modifica di quelli esistenti impongono un aggiornamento continuo del documento.
L’aggiornamento è curato da persone diverse, anche a causa di un fisiologico turnover nel team legale o negli altri team che concorrono a scrivere il documento (ad esempio, il team compliance, audit, business, marketing).
Risultato?
Pensate ai cavi usb forniti con ogni dispositivo digitale che acquistate. Ne usate uno per caricare il dispositivo, poi lo buttate in un cassetto dove giacciono altri quattro, cinque, sei cavi usb di altri device comprati in passato. Insieme formano una massa sempre più grande e minacciosa di cavi intrecciati tra loro.
Allo stesso modo, il contratto, la policy nel tempo, a causa di aggiunte e modifiche diventano documenti sempre più lunghi, difficili da gestire e da consultare.
Quando vi serve un cavo (con porta usb C, A, micro, ecc.) lo cercate sbrogliando i cavi, lo prendete, lo usate e lasciate perdere gli altri cavi.
Quando viene emanata una nuova norma o l’autorità di controllo impone un cambiamento nel testo o l’azienda ha modificato il servizio offerto, si interviene soltanto su una specifica clausola o su alcune soltanto.
Il resto non viene considerato: così come rimandate sempre il momento per mettere in ordine tutti i cavi chiusi nel cassetto, allo stesso modo non riuscite a revisionare l’intero contratto con la stessa cura dedicata alla specifica clausola. Significherebbe, infatti, verificare contratti o documenti di decine di pagine e di tempo non ne avete molto in azienda, dove mille sono le incombenze quotidiane (di pazienza non so quante ne abbiate).
Strati su strati di clausole, richiami, rinvii
Tutto ciò porta una serie di inconvenienti: alcuni contenuti sono ridondanti, cioè ripetuti in varie parti del documento (nel cassetto abbiamo un sacco di cavi usb uguali tra loro, vero?). Oppure vetusti, perché fanno riferimento a servizi non più attivi (conservate ancora il cavo del vostro primo iPod?).
Fuor di metafora, accade che i contenuti si succedano senza più una logica apparente; che i rinvii interni al documento non siano più validi perché nel frattempo la clausola alla quale è fatto rinvio è stata spostata. Nel caso di documento online, il rinvio può tradursi in un link ad una pagina non più attiva.
Ancora, può capitare che nell’elenco delle clausole vessatorie siano incluse clausole non più esistenti o, peggio ancora, siano richiamate clausole che però nel frattempo hanno cambiato numero o titolo.
In definitiva, un più o meno lungo processo di stratificazione a più mani porta inevitabilmente a testi ipertrofici e ipertrofici. In questo processo, lo ribadisco, la cura del particolare non è accompagnata a una visione di insieme o comunque a un lavoro più ampio che investa l’intero documento o quanto meno parti di documento. Lavoro che richiede sicuramente più tempo e persone dedicate.
Un passo indietro
In casi del genere, il primo passo verso la chiarezza che il legal designer è chiamato a portare è un passo indietro: quello che conduce fuori dalla angusta schermata di Word in cui sono quasi sempre confinati tutti coloro che contribuiscono a redigere il documento. Il primo passo è, quindi, allargare lo sguardo.
Come? Appendendo letteralmente al muro le pagine del documento, ad esempio. O stendendole a terra. Oppure creando una mappa che ne riproduca la struttura. Questo uso del grandangolo al posto della lente macro serve per evitare di cadere in quell’attenzione selettiva che porta a focalizzarci troppo su certi elementi e a trascurare tutto il resto.
“Identify the mess”, suggerisce Abby Covert in suo famoso libro sull’architettura dell’informazione (“How to make sense of any mess”).
Avere una prima, anche sommaria, fotografia del “casino” che siamo chiamati a riordinare è, dunque, il primo imprescindibile passo nella lunga strada che dovremo percorrere per rendere chiaro il documento legale.
